Funciones valiosas de Excel.

Como todos los demás programas de ofimática, Excel es bastante útil para organizar datos, en este caso bajo la modalidad de hoja de calculo donde se puede, simplemente organizar una base de datos o también efectuar formulas matemáticas entre, o hacer uso de las herramientas gráficas y estadísticas ya que, las funciones que posee el programa son muchas. Sin embargo, sucede con frecuencia que no conocemos por completo estas funciones que pueden hacer mas fáciles y fluidas nuestras actividades laborales y/o académicas.

Vamos entonces a explorar las Top 5 funciones mas útiles de Excel para no volver a sufrir por lo datos que se borran, se corren del lugar que les habíamos dado o, cuando simplemente no sabemos en absoluto como hacer un calculo o un gráfico.   

1. Puede suceder que, tengo una tabla con datos ya ordenados, mientras la construía olvide una una columna. Al ya tener la tabla prácticamente lista  y darme cuenta de omití este detalle y no encuentro como añadir esta columna termino borrado todos los datos y haciéndola de nuevo. Sin embargo, hay una herramienta bastante útil y simple para añadir filas y columnas que no hemos incluido a tiempo.

Por ejemplo puedo tener esta tabla que esta ubicada en la esquina superior y por tanto no tiene fila ni columna alguna para poner lo datos que he olvidado y se supone que deben ir en la columna A, entonce hago lo siguiente:

Selecciono toda la columna A, ya que ahí es donde queremos añadir una. Lo hago dando Clik a ''A'', así:

Después de haber seleccionado la columna A, se presionan las teclas ctrl y + de forma simultanea y entonces, de inmediato, aparecerá la columna que necesitaba para los datos que omití.

  

2. Generalmente se piensa que, en Excel no es conveniente escribir varias palabras en una misma celda ya que esta habría que hacerla cada vez más ancha, en esto hemos estados equivocados, ya que Excel permite tener varias lineas de texto en una misma celda.

Pensamos que la única opción es hacer las columnas lo suficientemente anchas, pero no. Para dividir el texto en varias lineas, se debe parar conde quiera partir el texto y oprimir las teclas alt y enter en simultaneo, y se verá así:

3. Cuando, por ejemplo, estamos haciendo una base de datos con muchas y diversas palabras, pero estas deben estar ordenadas alfabéticamente, no conocer la herramienta de Excel que hace este proceso automático después de tener los datos en desorden, puede ser muy complicado y tedioso darse a la tarea de establecer un orden manual y con lugar inevitable a errores.

Cuando tenga los datos sin orden alguno, primero se debe seleccionar toda la tabla, luego voy a la barra superior de Excel y me ubico en ''Inicio'', allí estará el icono ''Ordenar y Filtrar'' y en este seleccionar el orden alfabético que ofrecen o establecer uno personalizado, así:

  

En este caso estableceré un orden alfabético para los datos que tengo en mi tabla, cabe destacar que los demás datos que acompañan a cada fila, se trasladan según sea el orden, es decir que la tabla no pierde el sentido de sus datos; esto depende de si, al elegir el orden que quiero dar, selecciono o no todos los datos de la tabla.

4. En ocasiones y por diversas razones podemos preferir que nuestra hoja de calculo no tenga las lineas de cuadricula con las que regularmente se trabaja, puede ser para imprimir los datos sin las cuadriculas o por simple preferencia. El hecho es que si es posible, así:

En la tabla superior de herramientas voy a ''Vista'' y ahí encontraré los iconos: ''Lineas de cuadriculas'', ''Barra de Formulas'' y ''Encabezados''. Todas estas características pueden o no ser vistas en nuestra hoja de calculo:

Al presionar por ejemplo, ''Lineas de cuadriculas'' entonces estas desaparecerían de la hoja de calculo, al igual que con los demás iconos antes mencionados:

5. Pensamos que trabajar en Excel es únicamente para organizar datos en tablas con ordenes determinadas y cálculos ocasionales en esta. Pero no, también se pueden realizar distintos gráficos matemáticos y/o estadísticos con datos que proporcionamos al programa, así:

Primero se deben seleccionar las columnas que contienen los datos con los cuales se desea hacer el gráfico y presionar clik derecho para ver mas opciones, entre esas opciones elegir ''Análisis rápido'':

  

Al elegir ''Análisis rápido'' aparecerán otras opciones entre las que seleccionaremos ''Gráficos'' :

Al elegir ''Gráficos'', entonces nos aparecerá la variedad de gráficos que puede ofrecer Excel, seleccionas el que consideres pertinente: 

Al ''Aceptar'' el gráfico pertinente al caso, esta aparecerá de inmediato a disposición de ser ubicado donde sea mas conveniente: 

Estos mismos gráficos también se pueden conseguir, seleccionando los datos de igual forma pero yendo a la barra superior de herramientas en la sección de ''Insertar'' donde están la variedad de iconos correspondientes a los gráficos que ofrece Excel:

Espero que todo esto haya sido provechoso y puedas aplicarlo mientras usas programas de ofimática como Excel y sobre todo, motivate a conocer las muchas herramientas que estos programas ofrecen para la facilidad y fluidez de nuestras actividades académicas y/o laborales.