Ofimática: utilidades insospechadas de Word.

Word es un programa de ofimática para la elaboración y el diseña de textos, es bastante util y muy frecuentado por la mayoría de personas, sobre todo cuando se trata de estudiantes y/o trabajadores. Solemos hacer uso de este programa que se ha vuelto indispensable, solo para la escritura, la redacción o creación de formatos de impresión; pasamos de largo sin detenerse a explorar o dejarse atraer por la curiosidad de qué harán todas las herramientas que word ofrece en las barras superiores, así:

Dentro de todas estas herramientas, muchas de ellas corresponden a partes de textos que representan una acción tediosa de su elaboración y en la mayoría de las veces, falta de exactitud sobre los parámetros de elaboración, por ejemplo, las citaciones y la elaboración de tablas de contenido. efectivamente, word permite realizar estas dos funciones de una manera precisa y muy útil para el desarrollo de nuestros textos.

Veamos:

Cuando deseamos tener una tabla de contenido o indice, significa que tenemos títulos y subtitulos que orientan nuestro texto y servirían como referente a la hora de leer y reconocer la estructura de este.

Para tener una tabla de contenido así: 

Los títulos y subtitulos que deben existir para una tabla de contenido, también se establecen desde herramientas del programa.

Para los títulos principales, se escribe el nombre de este, se selecciona y se presiona la opción ´´Titulo 1´´ de la barra de los títulos:

Cuando se trate de una subtitulo del tirulo 1 entonces se hace el mismo procedimiento solo que ahora 

se usa la opción de ´´Titulo 2´´.

Cuando se trata de un subtitulo del subtitulo del titulo 1, entonces se usa la herramienta de´´Titulo 3´´ y así sucesivamente. Adicional a esto, el titulo o subtitulo debe estar acompañado de números estratégicos; si se trata de un titulo inicial, uso cifras ascendentes (1,2,3,4...), cuando hay subtitulos, por ejemplo hay 2 subtitulos del titulo 1, entonces al primero de ellos le pongo 1,1 y, al segundo, 1,2.

Observemos a continuación los títulos:

Una vez, nuestro texto cuenta con una serie de títulos, según sea su naturaleza, entonces se efectúa la tabla de contenido, yendo a ´´Referencias´´ luego a ´´Tabla de contenido´´, doy click allí y me darán una serie de opciones para elegir le diseño de mi tabla de contenido y cuando haga click en una opción, nuestra tabla de contenido sera creada automáticamente gracias a la organización de los títulos del texto.

La Tabla de contenido aparecería en la hoja de texto, así:

Lo que enmarca a la Tabla de contenido no es de imagen permanente, sino solo cuando nuestro click se pone en ella. las opciones de este recuadro con útiles para actualizar nuestra Tabla de contenido su hemos añadido algún titulo a nuestro texto.

Si hago click en el icono al lado de los tres puntos, tengo la opción de cambiar el diseño de mi Tabla de contenido. El icono siguiente ´´actualizar tabla´´ es precisamente para ello, entonces cada vez que haya un nuevo titulo se puede recurrir a esta herramienta de actualización de los datos del texto.

Otro aspecto que se menciono junto al de la Tabla de contenido, fue el de la citación; word permite, con sus herramientas, ejecutar los parámetros de citación según sea el caso de fuente (web, libro, articulo, vídeo), y según sean las normas de la organización de texto con las que se esta trabajando y su versión actualizada. 

Para citar dentro del texto, mi posición debe ser donde quiero poner la cita, después me dirijo a ´´referencias´´ y luego a ´´insertar cita´´: 

 Cada ítem necesita ser completado con la información de la cita. En primer lugar si se trata de un libro, 

Ademas hay que completar las demás casillas: autor cuando es uno solo, autor corporativo cuando es mas de un autor; titulo, año, ciudad y editorial del texto referenciado.

Una vez toda la información haya sido dada, se presiona la opción ´´aceptar´´ y la citación con los parámetros de la norma, estará allí, así:

 Lo que esta enmarcando la cita, es una herramienta útil para la actualización y configuración de datos de la cita como las paginas, el autor, el año, el texto y demás datos que se deben proporcionar.

Luego, cuando se trata de la citación no dentro del texto, sino como referencia bibliográfica final del texto, continuo en la barra de ´´Referencias´´ y allí oprimimos el icono ´´Bibliografia´´:

Cada quien elige el diseño que conviene a su texto a nivel de referencia bibliográfica y no hace falta completar ningún otro formato de datos, ya que cuando la cita se hizo dentro del texto, se proporcionaron los datos necesarios para, de manera automática, realizar la citación tanto dentro como fuera del texto.

La bibliográfica terminaría por verse así, contando con el mismo formato de edición y de actualización coherente a la evolución del texto que se este construyendo. El recuadro que enmarca la bibliografía permitirá editar la información de las citas en caso de que se considere que algo ha hecho falta.

Hasta ahora solo han sido mencionadas un par de funciones de Word aunque este programa cuente con muchas otras. A continuación ilustraré una función mas, el hipervinculo: 

Un hipervinculo o, también conocido como hiperenlace, dentro de un texto se refiere a algún elemento del documento que hace referencia a otra parte del documento o a algún recurso fuera de él, es decir que una vez el hipervinculo existe en el documento, cuando se usa, lo que hace es remitirlo a otro elemento.

Para conseguir un hipervinculo en Word, lo primero que se debe hacer es ubicarse en la parte del texto donde se desee poner el hipervinculo y enseguida ir, en la barra de herramientas, a ´´Insertar´´ y ahí a ´´hipervinculo´´, así:

Una vez haya encontrado el icono de ´´hipervinculo´´ de clik allí y se verá así:

En el recuadro que esta abierto, en la parte lateral izquierda, se encuentran cuatro opciones de las que dependerán el tipo de hipervinculo que se desea: ´´Archivo o pagina web existente´´, ´´Lugar de este documento´´, ´´Crear nuevo documento´´ y ´´Dirección de correo electrónico´´ :

Sin importar cual de las custro opciones de vinculación se elija, es necesario llenas dos campos para efectuar el hipervinculo: ´´Texto´´ y ´´Dirección´´:

En el caso de la primera opción de vinculación ´´Archivo o pagina web existente´´, en el campo de ´´Texto´´ se debe poner algunas palabras que den pie o introduzcan al documento existente en el equipo o a la dirección web que, en este caso, se pretende vincular. En el campo de ´´Dirección se debe poner, esa dirección web o el documento a vincular. Por ejemplo:

Una vez los campos se hayan llenado, se hace clik en la opción ´´Aceptar´´ y en el texto aparecerá así:

Las palabras que antes pusimos en el campo de ´´Texto´´, estarán luego en color azul y subrayado como aparece en la anterior imagen. Al pararse en ese texto, si se quiere acceder al enlace vinculado entonces de usa la tecla ctrl simultáneamente dándole clik. 

En caso de querer vincular un ´´Lugar de este documento´´, se cambia la opción y se llenan los campos correspondientes, es decir, ´´Texto´´ y se selecciona la parte del documento(en el esquema que se muestra) a la que se quiera remitir desde el punto donde se encuentra del mismo, así:

Al ´´Aceptar´´, en el texto aparecerá así:

Al ir al vinculo usando la tecla ctrl dando clik simultáneamente a la frase del hipervinculo, efectivamente remite a la parte del texto seleccionada en el esquema, así:

Así mismo, sucede con las dos opciones restantes de vinculación: ´´Crear nuevo documento´´ y ´´´Dirección de correo electrónico´´.
En el caso de vincular un nuevo documento se permite crear la vinculación sin que el documento al que se quiere remitir exista aun, es decir, esta se puede titular y dejar vinculado esperando a que sea desarrollado en otro momento, para este hipervinculo estos son los campos por llenar:

Para la última opción de vinculación ´´Dirección de correo electrónico´´, se deben llenar los siguientes campos, para que, al dar ctrl + clik en el texto que se digite, el hipervinculo lleve a enviar un mensaje a la dirección de correo electrónico proporcionado en los datos a vincular.

Espero haya sido útil esta información para el desarrollo de sus textos en Word. Los invito a explorar las muchas herramientas de los programas de ofimática que facilitan nuestro desarrollo y fluidez en la organización de textos; es muy útil ser conocedor de las herramientas tecnológicas para el buen uso y optimización de estas contribuyendo a las tecnologías educativas que innovan en los procesos.